Sempre que falamos de gestão de tempo e de foco, entramos no delicado assunto de priorização de tarefas. Afinal, como poderíamos organizar nosso foco se não colocando esforço nas coisas mais importantes que poderíamos fazer?
O detalhe é que nem sempre a diferença está absurdamente clara. Não é como se fossemos expostos a escolher entre grampear a papelada ou fechar um contrato importante para a empresa. Frequentemente podemos nos encontrar em um emaranhado de prioridades que nos colocam em situações onde tudo é importante. Nesses casos, priorizar as tarefas pode ser algo digno de participar da série de filmes “Missão Impossível”. Então como podemos fazer a gestão do nosso tempo e foco no meio desse turbilhão de tarefas importantes?
Por que devo priorizar se tudo é prioridade?
Priorizar é extremamente importante, no livro “O essencialismo” Greg McKeown fala sobre o conceito de “Menos, porém melhor”, frisando sempre a necessidade de concentrarmos nossos esforços naquilo que é mais importante, e devemos entender que mesmo que não façamos todas as tarefas, temos um pequeno conjunto de tarefas que vale por todas as outras.
A lei de Pareto, que diz que 80% dos resultados provem de 20% dos esforços é aplicável sobre praticamente tudo, e na nossa frenética busca sobre resultados podemos aplica-la para maximizar nossa produtividade e alcançar nossos objetivos profissionais e pessoais.
Devemos entender que Pareto é aplicável a uma infinidade de coisas,
O economista italiano, Vilfredo Pareto, notou em sua passagem pela universidade de Lausanne, que 80% das terras da Itália pertenciam a 20% da população, mais tarde também notou que 20% das vagens de seu quintal carregavam 80% das ervilhas.
Mais tarde, empresas de software como a Microsoft perceberam que ao eliminar 20% dos bugs podia-se eliminar 80% dos erros em painéis e telas. Pareto é tão universal que pode ser aplicada em cima de si mesma, então sempre existe uma ÚNICA COISA que vai trazer MUITO RESULTADO sozinha.
Entretanto, mesmo quando entendemos muito bem Pareto, esquecemos o fenômeno chamado Efeito Dotação. Em um estudo o pesquisar vencedor do prêmio Nobel, Daniel Kahneman, Entregou a metade de um grupo canecas, e deixou a outra metade sem nada.
Quando perguntados sobre qual valor venderiam as canecas o grupo que as recebeu afirmou que não aceitariam nada abaixo de 5,75 dólares, enquanto o grupo que não recebeu, afirmou que as compraria por no máximo 2,75 dólares.
Isso significa que damos mais valor aquilo que já é nosso, e isso se aplica a nossas tarefas, e embora elas possam realmente ser todas importantes, é possível que não sejam tão importantes quanto você pensa que são.
Outro aspecto importante a ser relevado é a que a importância na verdade é relativa. Em seu livro, “Previsivelmente Irracional”, o pesquisador Dan Ariely mostra como tudo em nossa mente é relativo, e que todas as suas tarefas são importantes porque comparadas as tarefas de outros, você as considera mais importantes.
De maneira mais clara, sempre que você estabelece algo como importante, seu cérebro imediatamente associa a palavra importância aquela palavra, ou ação. Da mesma forma que um doce de 50 reais é extremamente caro, uma peça de roupa de 50 reais pode ser extremamente barata. Nossa mente é tão relativa quanto à teoria de Einstein, e dependemos de comparações para determinar o valor de tudo. Então o segredo para priorizar é comparar.
Mas o que devo priorizar quando tudo é importante?
A formula mágica é simples, apenas coloque as coisas em ordem. Isso significa que você deve listar todas as tarefas que você precisa fazer, e em seguida organiza-las em ordem de importância.
Dan Ariely também diz como nossos valores são arbitrários, ou seja, passíveis de interpretação da nossa mente inconsciente, e você pode usar isso a seu favor na hora de priorizar as tarefas importantes utilizando a seguinte matriz:
Esta é a chamada Matriz de Eisenhower, e para utiliza-la de forma a obter o máximo resultado ao mesmo tempo em que diminui o stress, a ansiedade e otimiza seu tempo, você deve:
- Coloque a tarefa MAIS IMPORTANTE de todas primeiro, no quadrante superior esquerdo;
- Coloque a tarefa MENOS IMPORTANTE de todas em seguida, no quadrante inferior direito. Caso você não possa “Joga-la fora”, deixe-a em uma lista de tarefas as quais você deve olhar depois para decidir o que fazer (Jogue de novo na matriz de Eisenhower, mas deixe-as de lado agora);
- Fazendo estas duas coisas, você terá gerado inconscientemente um valor arbitrário para cada uma das tarefas;
Quando for colocar as próximas tarefas, pense antes se:
- Ela é TÃO IMPORTANTE quanto à tarefa mais importante de todas.
- Ela é TÃO URGENTE quanto à tarefa mais importante de todas.
- Só eu posso fazer esta tarefa?
Quais destas tarefas eu posso postergar ou eliminar?
*NUNCA deixe mais de três tarefas no quadrante superior esquerdo.
Seguindo a Matriz você será capaz de ter foco naquilo que realmente vai trazer mais resultados. Mesmo que você possua milhares de compromissos importantes, ter o foco necessário para entregar tudo com a máxima eficiência, ou seja, mais rápido, e melhor em cada tarefa.
Gestão de tempo: como por em prática a Matriz?
É enorme a possibilidade de que o seu dia não saia exatamente como planejado, desde o pneu que furou e te tomou 30 minutos, até uma briga entre colegas que você precisou apaziguar, te deixando vários minutos fora do foco.
Estas coisas vão acontecer e você deve ter preparo para enfrenta-las. Chamamos estas coisas de tarefas não planejadas e apesar de existir um modo de reduzi-las (confira aqui como), saber lidar com elas é essencial. Mantenha em seu planejamento, períodos de tempo reserva, e sempre que alguém te pedir para fazer algo, anote em uma lista e faça depois.
Nos casos em que a tarefa não planejada deve ser feita imediatamente, faça, mas fique de olho no tempo gasto, e em seguida, retire este tempo do período de reserva. Assim você sempre fará uma gestão de tempo melhor para ter foco na tarefa mais importante.
Outra coisa importante para manter o foco é entender que você não é uma máquina, e que é virtualmente impossível fazer todas as tarefas. Então, a melhor coisa que pode fazer é prestar atenção unicamente na sua tarefa mais importante, de forma a maximizar seu desempenho. Então você vai render mesmo não indo atrás de tudo. Apenas siga o planejamento, e tenha foco naquilo que você deve fazer para ter o MELHOR RESULTADO.
Ainda tem dúvidas sobre como fazer a gestão de tempo e como priorizar as tarefas? Entre contato conosco no Whatsapp.
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